¿Qué me “pongo”? 10 consejos para adquirir una herramienta TAO

La misma duda que nos puede asaltar (al menos a mí con bastante frecuencia) delante del armario, puede surgir cuando nos enfrentamos frente a la adquisición de software para nuestro trabajo, y más en concreto, cuando nos planteamos comprar un sistema de memoria de traducción, sistema de traducción asistida o herramienta TAO, o TEnT (Translation Environment Tool), como le gusta llamarlas a Jost Zetzsche. No se trata de una decisión trivial y deberemos tomarnos algo de tiempo si queremos acertar con nuestra elección: no es diferente a comprar un coche, una cámara de fotos o una lavadora. Podemos actuar por impulso, después de ver un ofertón irresistible, o tras meditar concienzudamente las posibilidades que nos ofrece el mercado. Así pues, la intención de este artículo no es recomendar una u otra, sino dar diez pautas de reflexión que nos puedan ayudar a tomar la decisión correcta. Allá vamos:

1. Necesidad. ¿Seguro que necesitas una herramienta de estas características? Si bien es cierto que en las universidades se forma a los futuros traductores en este tipo de herramientas, que existe una cierta presión del mercado y que las campañas de márquetin son cada vez más agresivas, el retorno de la inversión no siempre está garantizado. Dependerá del tipo de textos que traduzcamos , de su grado de “repetitibilidad” o densidad terminológica, así como de si vamos a trabajar siempre con los mismos clientes, que nos mandarán encargos con regularidad. Así pues, analiza tus temas de especialidad, tus clientes, los precios de las herramientas y tus tarifas y averigua si podrás rentabilizar la herramienta a medio/largo plazo (aproximadamente un año).
2. Obligación. ¿Tienes alguna presión por parte de algún cliente o agencia? En ocasiones son los propios clientes los que nos “obligan” a utilizar una herramienta u otra, ya que sus procesos y los datos con los que trabajan están en un formato determinado. No obstante, hay opciones para convertir archivos de formatos propietarios a formatos libres u a otros formatos propietarios. Por ejemplo, en esta página se explica cómo trabajar en Déjà Vu con archivos de SDL Trados (hasta la versión 2007), además de contener otros muchos trucos interesantes.
3. Precio. ¿Cuánto te quieres/puedes gastar? Se trata de otra cuestión fundamental que deberemos plantearnos.  No es lo mismo desembolsar 800 euros por licencia que 150. Hay una gran variedad de precios, dependiendo de productos y versiones. Prepara una pequeña comparativa, por ejemplo en una hoja de cálculo, y compara además de los precios las funcionalidades básicas. A veces lo barato sale caro y otras veces resulta ser un chollo. La base para acertar es comparar de manera equitativa. Ten en cuenta que hay además multitud de descuentos, por temporada, por nuevos productos, por pertenecer a asociaciones, estudiar en un máster, hacer un curso determinado etc. Infórmate, pregunta a tus colegas y en caso de duda pregunta directamente al proveedor. Además, existen alternativas completamente gratuitas como OmegaT o las versiones para traductores de Across Personal Edition, Similis Freelance y MemoQ 4Free. Por otro lado, empieza a implantarse con fuerza el modelo de “traducción en la nube”, es decir, el software de traducción como servicio por el que se paga una licencia temporal y al que normalmente se accede a través de Internet. Sobre esto escribiré una entrada próximamente, porque es un tema que da para un artículo entero.
4. Funcionalidad. ¿Qué hace que una herramienta sea especial? Aunque básicamente todas las herramientas tienen las mismas funcionalidades, algunas tienen ese elemento diferenciador que puede ahorrarte mucho tiempo y dolores de cabeza.  Por ejemplo, el AutoSuggest de SDL Trados Studio 2009, el autoensamblaje de Déjà Vu X o la posibilidad de ordenar por frecuencia los segmentos en MemoQ. Asimismo, no todas las aplicaciones tienen la misma calidad: el alineador o el sistema de gestión terminológica pueden ser determinantes en un proyecto. Piensa cuál puede resultarte más útil o incluso fundamental para tu trabajo.
5. Formatos ¿Podré traducir archivos InDesign? ¡Por fin hemos encontrado una herramienta que se ajusta a nuestro presupuesto y que cumple con nuestros requisitos básicos¡ Pero si no puede procesar el formato en el que nos llegarán la mayoría de archivos, no hemos adelantado nada. Fíjate en qué formatos puede procesar la herramienta, si exige conversión a formatos de intercambio o puede procesarlos directamente, si necesita la aplicación original para poder procesarlos, si permite crear plantillas de definición de esquema a partir de archivos XML, si permite cambiar la configuración para diferentes tipos de archivo (por ejemplo si podemos eliminar las notas del orador en archivos Power Point, si podemos marcar como traducibles o no traducibles determinados atributos en HTML etc.). En caso de duda, pregunta al proveedor, es su trabajo contestar este tipo de dudas.
6. Portabilidad. ¿Funcionará en mi Mac? La mayoría de herramientas de este tipo sólo funciona con el sistema operativo Windows, siendo las opciones para otros sistemas como Mac o Linux bastante reducidas. Si quieres trabajar en alguno de estos dos otros dos sistemas, tendrás que estudiar qué herramientas existen en el mercado (por ejemplo OmegaT y Wordfast son multiplataforma) y si satisfacen tus necesidades. En caso contrario tendrás que acudir a un sistema de emulación para poder instalar y trabajar con los programas diseñados para Windows, o cambiar de ordenador. Sopesa si vale la pena o si vas a estar todo el día en el emulador, porque entonces igual acabas siendo más productivo con otro SO.
7. Compatibilidad. ¿Y si después quiero cambiar de herramienta? Es posible que hayamos comprado una herramienta sin haber pensado mucho en los aspectos que hemos comentado, o que sí lo hayamos hecho pero la nueva versión de esa herramienta contenga funcionalidades que no nos gustan un pelo. Por ello es fundamental asegurarnos de que pueden exportar e importar a y desde formatos estándares. Conservar nuestros datos terminológicos (en TBX), las memorias de traducción (en TMX), las reglas de segmentación (en SRX), e incluso los archivos (en XLIFF) es de vital importancia si queremos reutilizarlos.
8. Usabilidad. ¿Es fácil de utilizar? Esta quizá sea una de las preguntas más difíciles de contestar. Aunque básicamente depende de cada usuario y de la experiencia que tenga, todos tenemos esa sensación que nos indica si la herramienta nos parece fácil o no. Te aconsejo que te bajes la demo del programa (hoy en día prácticamente todos los proveedores ofrecen una) e intenta traducir un simple documento con el programa, sin consultar la ayuda o lo menos posible. ¿Cómo ha ido? Después puedes ver en estos vídeos si lo has hecho bien, si te has complicado la vida demasiado o si realmente ha sido tan sencillo como parecía. Además de la “facilidad” la usabilidad puede incluir aspectos tan variados como si la interfaz se encuentra en nuestro idioma, si existe documentación y si ésta está en nuestro idioma etc. Asimismo, y aunque este sería otro punto (pero entonces ya no serían 10 :), quizá para ti sea importante que haya formación o que el proveedor la ofrezca para ayudarte a dar los primeros pasos con la herramienta. Consulta la web del fabricante o pregunta en universidades, asociaciones, empresas o centros de formación si se ofrecen este tipo de cursos.
9. Comunidad ¿Qué utilizan otros colegas? Pregunta a tus colegas de profesión, seguro que ellos podrán darte su opinión e incluso enseñarte la herramienta que utilizan. Asimismo, a través de Internet puedes acceder a multitud de recursos donde encontrarás opiniones de usuarios e incluso podrás preguntar: listas de correo electrónico, twitter, artículos en blogs con sus comentarios, foros… Por ejemplo, una forma de averiguar si la herramienta en sí causa o no problemas es realizar una búsqueda en la que combines el nombre de la herramienta y la palabra “error”. Te sorprenderás de los resultados. Puedes obtener más información de dónde buscar en las entradas anteriores.
10. Servicio técnico. ¿Y si no funciona? Last but not least, el famoso servicio técnico.  Fundamental sea cual sea la herramienta, pues según la ley Murphy, «Si algo puede salir mal, saldrá mal», y nunca sabemos cuándo nos puede dejar tirados(en el peor de los casos, cinco minutos antes de una entrega). Averigua a través de los recursos comentados en el punto anterior si el servicio técnico responde bien y, sobre todo, RÁPIDAMENTE. Asimismo, pregunta si la adquisición de la licencia incluye el soporte técnico o es un servicio de pago. Además del servicio técnico oficial hay listas de correo como las de Déjà Vu, MemoQ, SDL Trados o Transit donde la comunidad servirá de servicio técnico. Comprueba si la herramienta elegida tiene también una.

Pues bien, hasta aquí el “decálogo” para escoger una herramienta TAO… Y vosotros, ¿qué sopesáis al tomar una decisión así? ¿Os calentáis tanto la cabeza o actuáis por impulso?