A diario todos escribimos correos electrónicos o mails y es una operación bastante sencilla que no necesita grandes conocimientos. Sin embargo, sobre todo en el uso profesional, hay que tener en cuenta algunos aspectos para que su uso sea lo más efectivo posible:

  • En general se recomienda utilizar un lenguaje correcto y formal, adaptado a la situación, sin uso de abreviaturas ni excesivos emoticonos.
  • Evita enviar adjuntos muy pesados que puedan bloquear la cuenta de nuestro destinatario. Si tenemos que enviar muchos archivos pesados, se recomiendan otras opciones, como el FTP o las páginas de transferencia de archivos que veremos en otro post.
  • Crea una firma con nuestros datos profesionales (nombre, combinación de lenguas, especialidades, url de nuestra web etc). Esto por una parte denota profesionalidad y por otra le evita a nuestro receptor tener que buscar nuestros datos, ya que están disponibles en cada correo.
  • Crea plantillas para tipos de correo que escribimos con mucha frecuencia. Por ejemplo “Adjunto el envío la traducción del texto XXXX… Si tiene cualquier pregunta no dude en ponerse en contacto conmigo…”. Así ahorraremos tiempo y lograremos una imagen consistente.
  • Cuidado con los reenvíos, sobre todo de correos cadena. Pueden hacer que nuestro cliente acabe por odiarnos.
  • Cuando un correo genera mucha comunicación a través de respuestas, el contenido suele quedarse pegado cuando contestamos. Intenta dejar sólo la información necesaria y borra lo demás.
  • Aunque el funcionamiento de las listas de correo tiene sus propias normas, en general habrás de tener en cuenta dos: respeta las etiquetas que se hayan acordado entre los miembros de la lista para identificar los mensajes que escribas y cuidado al contestar los mensajes: normalmente está configurado para que contestes a todos los recipientes de la lista, y no a la persona que escribió el mensaje.
  • Emplea el campo Asunto para resumir, de forma concisa, el tema del mensaje. Unas palabras clave bastarán: no es recomendable ni dejarlo vacío de forma que nadie sepa cuál es el contenido, ni escribir una parrafada con todo detalle. Capacidad de síntesis, por favor.
  • Especialmente relevante es utilizar correctamente los campos Para, CC y CCO o BCC. El campo Para está reservado al destinatario principal del mensaje y sólo a él. Si hay más destinatarios que no son los principales, pueden ponerse en el campo CC. El campo CCO o BCC lo utilizaremos para aquéllos destinatarios a los que nos interesa enviar la información, pero sin que los destinatarios de los campos Para y CC lo sepan (de ahí copia oculta o blind copy). Esto es muy importante sobre todo cuando enviamos correos masivos: ¿Nunca habéis recibido un correo en el que aparecen cientos de direcciones (entre ellas la vuestra) de gente que no conocéis? Esto, además de dar una impresión nefasta, en España está penado por la Ley Orgánica de Protección de Datos. Así pues, no sólo es recomendable, sino necesario utilizar este campo. Una manera elegante de hacerlo es que aparezca UNDISCLOSED RECIPIENTS cuando la otra persona reciba el mensaje. Para ello al componer un nuevo mensaje, añade en el campo Parael siguiente texto: Undisclosed Recipient y tu dirección entre los signos <>. Por ejemplo, así: Para: Undisclosed Recipients <laurapo@uv.es>. Después añade las direcciones que quieras en el campo BCC, separadas por comas.

Estos son sólo algunos consejos. Podéis ver más reglas del protocolo de comportamiento (o netetiqueta) con el correo en Email Etiquette Tips, Tricks and Secrets.

Os dejo además unos video del uso de los webmails, algunos conceptos básicos y de cómo mandar copias ocultas: